Sirküler Tarihi: 15.01.2013
Sirküler No : 2013/11
TİCARET ŞİRKETLERİNDE ANONİM ŞİRKET GENEL KURULLARI
DIŞINDA ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK KURUL TOPLANTILARI
1. Giriş
A.Ş. dışındaki sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarına, kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin ortaklar kurulu veya genel kurul toplantılarına, elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama, oy kullanma ve Elektronik Toplantı Sisteminin işleyişine, denetimine ilişkin usul ve esaslar, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca 29 Ağustos 2012 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Tebliğ ile düzenlenmiştir. Anılan Tebliğ düzenlemeleri aşağıda özet olarak açıklanmıştır.
2. A.Ş. Dışındaki Sermaye Şirketlerinde Yönetim Kurulu ve Müdürler Kurulu Toplantılarına Elektronik Ortamda Katılım
Sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu toplantılarına isteyen hak sahipleri Elektronik Toplantı Sistemi aracılığıyla elektronik ortamda katılabileceklerdir. Üyelerden herhangi birinin toplantıya fiziken katılacağını beyan etmemesi halinde toplantı tamamen elektronik ortamda da yapılabilecektir.
Yönetim kurulu veya müdürler kurulu toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak sermaye şirketlerinin şirket sözleşmesinde aşağıda belirtilen hükmün yer alması zorunludur:
Şirket sözleşmesi hükmü:
“Şirketin yönetim kurulu/müdürler kurulu toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkan tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.”
3. Kollektif, Komandit ve Limited Şirketlerde Elektronik Ortamda Ortaklar Kurulu veya Genel Kurul Toplantıları
Kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin ortaklar kurulu veya genel kurul toplantılarına isteyen hak sahipleri Elektronik Toplantı Sistemi aracılığıyla katılabileceklerdir.
Ortaklar kurulu veya genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak şirketlerin şirket sözleşmesinde aşağıda belirtilen hükmün yer alması zorunludur:
Şirket sözleşmesi hükmü:
“Şirketin ortaklar kurulu/genel kurul toplantısına katılma hakkına sahip olanlar bu toplantılara, Türk Ticaret Kanununun 1527 nci maddesi uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Şirket, Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ hükümleri uyarınca hak sahiplerinin bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve oy vermelerine imkan tanıyacak Elektronik Toplantı Sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak toplantılarda şirket sözleşmesinin bu hükmü uyarınca kurulmuş olan sistem üzerinden veya destek hizmeti alınacak sistem üzerinden hak sahiplerinin ilgili mevzuatta belirtilen haklarını Tebliğ hükümlerinde belirtilen çerçevede kullanabilmesi sağlanır.”
4. Elektronik Ortamda Katılım İsteğinin Bildirimi
Toplantılara elektronik ortamda katılmaya imkan tanıyan şirketlerdeki toplantı çağrıları ilgili düzenlemeleri uyarınca yapılır. Çağrı ile birlikte elektronik ortamda toplantıya katılma ve oy kullanmaya ilişkin bilgi ve belgeler şirketin internet sitesinde erişime hazır bulundurulur.
Toplantıya katılma hakkı bulunanlar, şirketin internet sitesinde hazır bulundurulacak elektronik ortamda toplantıya katılma talepnamesini, toplantı tarihinden bir gün öncesine kadar güvenli elektronik imza ile imzalayarak şirketin KEP hesabına (25/08/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayınlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliğinin 4 üncü maddesinin (l) bendinde tanımlanan kayıtlı elektronik posta hesabını) iletirler.
Şirket, iletilen bu talepleri aldıktan sonra talepte bulunan kişinin toplantı anında Elektronik Toplantı Sistemine erişmesi için gerekli tanımlamaları yapar ve hak sahibinin KEP hesabına bu durumu bildirir.
5. Toplantının İdaresi
Elektronik Toplantı Sistemi, toplantıya elektronik ortamda katılmayı beyan eden hak sahiplerinin girebilmesi için toplantı çağrısında belirtilen gün ve saatten bir saat önce erişime açılır. Elektronik Toplantı Sisteminin açılması ile birlikte toplantıya elektronik ortamda katılmayı beyan eden hak sahipleri güvenli elektronik imzalarıyla sisteme giriş yaparlar.
Hak sahibi, elektronik ortamda katıldığı toplantıda ilgili gündeme ilişkin görüşlerini Elektronik Toplantı Sistemi üzerinden yazılı veya sesli olarak iletir.
Toplantıya elektronik ortamda katılan kişiler, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ilgili gündem maddesini Elektronik Toplantı Sistemi üzerinden oylarlar. Oylama sonucu ve varsa muhalefet beyanları Başkan tarafından toplantı tutanağına ve/veya ilgili karara eklenir.
6. Şirketlerin Yükümlülükleri
Hak sahiplerinin toplantılara elektronik ortamda katılıp, haklarını kullanabilmeleri amacıyla şirketler;
a) Elektronik Toplantı Sisteminin, Tebliğ ve Kanun hükümlerine uygunluğunu tespit ettirip tescil ve ilan ettirmekle,
b) Elektronik Toplantı Sistemine ilişkin kullanım koşullarını internet sitesinde yayımlamakla,
c) Elektronik Toplantı Sisteminde yaşanabilecek sorunlara ilişkin olarak önlemler almakla,
d) Elektronik Toplantı Sistemini kendi kurduğu veya hizmet alımı yaptığı her iki durumda da tescili gerekli olan kararları MERSİS’e (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) aktarmakla,
e) Elektronik Toplantı Sisteminde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, toplantıya elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin ve temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamakla,
yükümlüdür.
7. Elektronik Toplantı Sisteminin Tescil ve İlanı
Şirketler, kendilerinin kuracakları Elektronik Toplantı Sisteminin, Tebliğ ve Kanun hükümlerine uygunluğunu, aşağıda belirtilen kurumlara tespit ettirmek ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. Elektronik Toplantı Sistemi hizmetini sağlayacak olan şirketler ise sistemin Tebliğ ve Kanun hükümlerine uygunluğunu, yine aşağıda belirtilen kurumlara teknik bir rapor ile tespit ettirmek zorundadırlar. Hizmet sağlayıcı şirketler bu teknik raporu, Bakanlığın uygun görüşünü aldıktan sonra kayıtlı bulundukları ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmekle yükümlüdür. Yükümlülük yerine getirilmeden şirketler destek hizmeti veremez.
Teknik rapor; Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu veya bünyesinde asgari CISA sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya yetkilendirilmiş şirketlerden alınabilir. Bu raporun iki yılda bir yenilenmesi zorunludur.
Saygılarımızla,
Erdal SÖNMEZ & Bülent ERSAN
SİNERJİ Denetim Danışmanlık
ve Yeminli Mali Müşavirlik Ltd. Şti.
