Bilindiği üzere satışı yapılan malları aynen veya işlendikten sonra satışını yapanlar dışındaki kimselere satan veya aynı kimselere hizmet veren birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, bu kapsamdaki satışlarını belgelendirmek için ödeme kaydedici cihaz kullanmak mecburiyetindedirler.

Ödeme kaydedici cihaz kullanılarak verilen satış fişleri, yukarıda sayılan mükelleflerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışlarının ve yaptıkları işlerin belgelendirilmesinde kullanılmakta ve fatura yerine geçmektedir.

Basit/bilgisayar bağlantılı ve EFT-POS özellikli (Pos yazarkasa) olmak üzere temel olarak iki tür yeni nesil ödeme kaydedici cihaz bulunmaktadır. Ayrıca akaryakıt pompalarına bağlanan, sinema giriş bileti ve yolcu taşıma bileti düzenleyen ödeme kaydedici cihazlar da ilgili sektörler tarafından kullanılmaktadır.

Ödeme kaydedici cihaz kullanmak zorunda olan tüm mükellefler en geç 01.01.2016 tarihine kadar basit/bilgisayar bağlantılı yeni nesil ödeme kaydedici cihazları alarak kullanmak zorundadırlar.

Mükelleflerin gerek mecburiyetlerinin başlaması sebebiyle gerekse mecburiyetleri başlamadan kendi istekleri ile kullanmak üzere aldıkları yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarını, alış faturasının düzenlendiği tarihten (fatura tarihi dahil) itibaren 15 gün içerisinde bağlı bulundukları vergi dairesine bir dilekçeyle (alış faturası örneği, cihaz sicil numarası, cihazdan alınan bir fiş örneği de dâhil olmak üzere gerekli belgeleri eklemek suretiyle) bildirerek kayıt ettirmeleri ayrıca mükelleflerin kayıt işlemi ile birlikte kullanmak üzere aldıkları her bir cihaz için ayrı ayrı olmak üzere "Ödeme Kaydedici Cihazlara Ait Levha"yı söz konusu süre içerisinde vergi dairelerinden alarak işyerlerinde devamlı surette görülebilecek bir yere asmaları zorunludur.

Cihazın alındığı tarih itibariyle yeni nesil ödeme kaydedici cihazları kullanma mecburiyetinin başlamasına 15 günden daha az bir süresi kalan mükelleflerin, söz konusu 15 günün sonunu beklemeden yukarıda açıklandığı şekilde cihazlarının kaydını yaptırıp ödeme kaydedici cihazlara ait levhalarını almaları, diğer bir anlatımla cihazlarını, alış faturasının düzenlendiği tarihten itibaren (yeni nesil ödeme kaydedici cihazları kullanma mecburiyetinin başlama tarihini geçmemek şartıyla) vergi dairesine kaydettirip levhalarını alarak kullanmaya başlamaları gerekmektedir.

Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanma mecburiyeti perakende ticaretle uğraşan veya hizmet ifa eden birinci ve ikinci sınıf tüccarlara getirildiğinden, toptan ticaretle uğraşan mükelleflerin yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanma mecburiyeti bulunmamaktadır.

Münhasıran günlük müşteri listesinde kayıtlı müşterilerine hizmet veren otel işletmecileri ÖKC kullanma mecburiyetinin dışında bırakılmıştır. Günlük müşteri listesinde kayıtlı olmayan ve dışarıdan gelen müşterilere de hizmet veren otel işletmeleri ise yeni nesil ÖKC kullanmak mecburiyetindedirler.

Mükellefler mevcut ödeme kaydedici cihazlarını 31.12.2015 tarihini geçmemek üzere malî hafızaları doluncaya kadar kullanabileceklerdir. 1.1.2014 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere mali hafızası dolan ödeme kaydedici cihazlara yeni mali hafıza takılması mümkün bulunmamaktadır. Söz konusu cihazların hurdaya ayrılması ve bu durumdaki mükelleflerin yeni nesil ödeme kaydedici cihaz alarak yasal yükümlülüklerini yerine getirmeleri gerekmektedir.

Faaliyetlerinde seyyar EFT-POS (banka POS) cihazı kullanan mükelleflere 1/10/2013 tarihinden itibaren EFT-POS özellikli yeni nesil ÖKC kullanma mecburiyeti getirildiğinden, bu mükelleflerin seyyar kullanım özelliği olan banka POS cihazı bulundurmamaları ve kullanmamaları gerekmektedir.

Basit/bilgisayar bağlantılı yeni nesil ÖKC kullanan mükelleflerin ise, işletmelerindeki harici banka POS cihazlarını 1/1/2016 tarihine kadar yetkili ÖKC firmaları aracılığıyla yeni nesil ÖKC'lere bağlatmaları zorunlu olup bu tarihten sonra yeni nesil ÖKC'den bağımsız banka POS cihazlarını kullanmaları mümkün bulunmamaktadır.

Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarda da "Z" raporu oluşturma zorunluluğu devam etmekle birlikte, söz konusu raporlar yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarda elektronik ortamda muhafaza edildiğinden, bu cihazları kullanan mükelleflerin "Z" raporlarını ayrıca kâğıda basma ve bu şekilde muhafaza etme zorunluluğu bulunmamaktadır.