Sirküler Tarihi: 02.12.2013
Sirküler No : 2013/55
ELEKTRONİK DEFTER UYGULAMASINDA TAKVİM NETLEŞTİ
Maliye Bakanlığı’nca yayımlanan 26.11.2013 tarih ve 67 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Sirküleri ile mükelleflerin elektronik defter tutma zorunluluğu ile ilgili takvim netleştirilmiştir.
Bilindiği üzere 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile elektronik fatura düzenleme zorunluluğu kapsamına giren mükelleflerin, elektronik defter uygulamasına 2014 takvim yılı (elektronik defter yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin 1/9/2014 tarihi itibariyle elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekmektedir) içerisinde geçmelerinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.
421 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile aşağıda sayılan mükellef gruplarına elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilmiştir.
a) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
b) 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (tütün, alkol, kolalı gazozlar) imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar.
26.11.2013 tarih ve 67 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Sirkülerinde yapılan açıklamalar neticesinde yukarıda belirtilen ve elektronik defter tutma zorunluluğu kapsamına alınan mükelleflerden;
a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren,
b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,
c) Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde,
elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir
Elektronik Defter Tebliği Maliye ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca müştereken hazırlanmış ve13 Aralık 2011 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
Elektronik defter kapsamına giren mükellefler, yevmiye defteri ile defteri kebir kayıtlarını elektronik ortamda oluşturmak ve istendiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza etmek zorundadırlar. Bahsolunan bu iki defter dışında tutulması zorunlu olan diğer defterlerin elektronik ortamda tutulması söz konusu değildir.
1 sıra no.lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında oluşturulacak olan elektronik defterlerin
www.edefter.gov.tr internet sitesinde duyurulan format ve standartlara uygun olması gerekmektedir.
E-defter uygulaması hem gerçek hem de tüzel kişileri kapsamaktadır.
Elektronik defter tutma zorunluluğu kapsamına giren veya böyle bir zorunluluk olmamakla birlikte kendi isteği ile elektronik defter tutmak isteyen gerçek veya tüzel kişilerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir:
a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında bir nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
b) Tüzel kişi mükelleflerin ise elektronik fatura uygulaması kapsamında Mali Mühür temin etmiş olmaları
c) e-defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak uyumlu bir yazılıma sahip olunması gerekmektedir.
Yukarıdaki şartları taşıyan gerçek veya tüzel kişilerin, uygulamadan yararlanmak için gerekli bilgi ve belgelerle birlikte yazılı olarak başvuruda bulunmaları gerekmektedir.
Başvuru aşamasında gerekli bilgi ve belgeler şunlardır:
a)
www.edefter.gov.tr internet adresinde yer alan “ Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahütnamesi”nin imzalı aslı
b) Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (e-defter uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır.)
c) E-defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı almış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler
d) Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda yazılım ile ilgili Tebliğ'de belirtilen gerekli teknik ve hukuki bilgiler.
Elektronik defterler aylık dönemler itibariyle oluşturulacak ve saklanacaktır.
Gerçek ve tüzel kişiler açısından elektronik defterlerin oluşturulmasında temel kural, defterlerin ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar oluşturulması ve beratlarının alınması şeklindedir. Bu şekilde aylık dönemler itibariyle oluşturulan defterlerde, önceki aylara ait kayıtlar hariç olmak üzere sadece ilgili olduğu ayın kayıtlarının yer alması gerekmektedir.
Gerçek kişiler için Aralık ayına ilişkin elektronik defter oluşturma süresi yıllık gelir vergisi; tüzel kişiler için ise hesap döneminin son ayına ilişkin elektronik defter oluşturma süreci kurumlar vergisi beyanname verme süresine bağlanmıştır.
Hesap dönemin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı “Açılış Onayı”; hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı ise “ Kapanış Onayı” yerine geçmektedir.Bu iki ayın arasında yer alan dönemlere ilişkin elektronik defter beratları ise defterlerin fiilen oluşturulmalarını ve sonrasında değiştirememelerini sağlamaktadır.
Herhangi bir elektronik defterin imzalandıktan ve beratı alındıktan sonra değiştirilmesi durumunda, oluşturma anındaki imza değeri ile berat arasındaki bağ kopacak ve tüm defter geçersiz sayılacaktır. Herhangi bir döneme ait beratın saklanmaması durumunda söz konusu dosyanın VUK ve Türk Ticaret Kanunu karşısında yasal defter olarak kabulü mümkün değildir.
Elektronik defter oluşturmada ticari yazılım kullanmak isteyenlerin GİB sayfasında duyurulan Başkanlıkça onaylanmış yazılımlardan birisini kullanmaları gerekmektedir.
Elektronik defterlerin, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmesi zorunludur. Beratı olmaksızın ibraz edilen herhangi bir elektronik defter dosyasının yasal geçerliliği bulunmamaktadır.
Elektronik defter ve beratların mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir.
Elektronik defterler ile beratları, ihtiyaç ölçüsünde çoğaltılabilmekte veya yedeklenebilmektedir. Bu şekilde oluşturulan kopya dosyalar da VUK ve TTK uygulamasında geçerli yasal defter sayılmaktadır.
E-defter uygulaması özellikle yüksek hacimlerde defter bastıran mükelleflerde kağıt, noter ve depolama maliyetlerinde tasarruf sağlayacaktır.
E-defter uygulamasının ilerleyen dönemlerde Maliye Bakanlığınca sürekli gözetim ve denetim için kullanılacağı beklenmektedir.
Saygılarımızla,
Erdal SÖNMEZ & Bülent ERSAN & S. A. ARISOY
SİNERJİ Denetim Danışmanlık
ve Yeminli Mali Müşavirlik Ltd. Şti.
